Как перестать тушить пожары и начать управлять

Сколько раз за последний месяц вы слышали: «Мы так всегда делали», «А я не знал, что это моя задача», «Документ где-то завис»?

Это симптомы одной болезни — отсутствия стандартных процессов. Когда каждый сотрудник работает «по-своему», результат зависит от конкретного человека, его настроения, загруженности и памяти. Один ушёл в отпуск — и никто не знает, что делать дальше.

Глобально строительная отрасль теряет $1.6 триллиона в год из-за неэффективности процессов. В масштабах отдельной компании это означает: переплаты, срывы сроков, конфликты и бесконечное «пожаротушение» вместо системной работы.

Процессное управление (BPM) — это ответ на вопрос: как сделать так, чтобы компания работала предсказуемо, независимо от того, кто именно выполняет задачу?

Без стандартных процессов каждый день — импровизация. Это может работать на одном проекте. На двух — уже сложнее. На пяти — хаос неизбежен:

Симптомы отсутствия процессов:

• Документы «теряются» между отделами на недели
• Одни и те же ошибки повторяются на каждом проекте
• Новый сотрудник месяцами не может выйти на нормальную производительность
• Руководитель вынужден лично контролировать каждую мелочь

Главная проблема: когда нет стандартного процесса — нет способа его улучшить. Вы не можете оптимизировать то, чего не существует.

Четвертая промышленная революция: BIM, цифровые двойники, искусственный интеллект. Рынок AI в строительстве растёт на 24% в год и достигнет $12 млрд к 2029 году. Но большинство компаний, которые пытаются внедрить эти технологии, сталкиваются с одной и той же проблемой.

Проблема звучит так: «Мы купили систему, но она не работает».

Причина проста: нельзя автоматизировать то, что не описано. Цифровой двойник требует структурированных данных. AI-агент требует понятных правил. RPA-бот требует стандартного процесса.

Статистика провалов:

• 40% проектов автоматизации проваливаются из-за неправильного выбора процессов (McKinsey)
• 50% RPA-внедрений не достигают целей из-за нестандартизированных процессов
• 60% затрат на RPA уходит на обслуживание хаотичных процессов (Forrester)

Правильная последовательность цифровизации:

Главный вывод: цифровой двойник и AI-агент — это верхушка айсберга. Фундамент — это стандартизированные процессы и качественные данные. Без фундамента верхушка рассыпается.

Когда процессы стандартизированы и автоматизированы, появляется то, чего не было раньше — прозрачность.

Что видит руководитель:

• Сколько документов сейчас на согласовании и где именно они «стоят»
• Какие процессы работают в срок, а какие систематически буксуют
• Где бутылочное горлышко — узкое место, тормозящее всю работу
• Кто из сотрудников справляется, а кто перегружен

Что это меняет:

• Проблемы обнаруживаются на ранней стадии — пока их ещё дёшево исправить
• Решения принимаются на основе данных, а не «ощущений» — Data-driven подход
• Совещания становятся короче и по делу — все видят одну картину
• Появляется возможность сравнивать проекты между собой

Практический результат: вместо десятков звонков «а что там с...» — один дашборд с актуальным статусом всех процессов.

«Данные сегодня — это, если хотите, новая нефть, золото, платина XXI века» — Михаил Мишустин, Премьер-министр России

Без стандартных процессов каждый новый проект начинается с чистого листа. Опыт прошлых проектов остаётся в головах отдельных сотрудников — и уходит вместе с ними.

Что даёт процессный подход:

• Шаблоны документов, которые реально работают — проверены на практике
• Чек-листы, учитывающие все типичные ошибки
• Нормативы сроков и трудозатрат, основанные на фактических данных
• История решений — почему так сделали, какой был результат

Эффект масштабирования:

• Новый сотрудник выходит на производительность за дни, а не за месяцы
• Новый проект запускается быстрее — не изобретаем велосипед
• Ключевые специалисты перестают быть «незаменимыми» — знания в системе, а не в головах
• Компания может расти без пропорционального роста управленческого хаоса

Строительство занимает 4-е место среди самых зарегулированных отраслей (сильнее чем золотодобыча). В 2024 году Минстрой утвердил 147 документов нормативно-технического регулирования, было принято 228 актов, в том числе 30 федеральных законов, 122 правительственных акта и 76 приказов Минстроя.

Строительный надзор и контроль за управлением МКД — два самых массовых вида регионального контроля, на которые приходится более 1/3 всех проведённых проверок в стране.

Как процессный подход решает проблему:

• Требования «зашиты» в процесс — невозможно сделать неправильно
• Обязательные документы формируются автоматически
• Сроки предоставления отчётности контролируются системой
• Audit trail — полная история для проверяющих

Примеры:

• Банк требует отчётность каждую неделю — система напоминает и контролирует
• Нужна виза юриста на договор свыше порога — система не пропустит без неё
• Требуется фото-фиксация работ — чек-лист не закроется без загрузки

Результат: Соответствие требованиям регулятора из «ручной работы с риском забыть» превращается в автоматический побочный эффект нормальной работы — всё чётко, как в банке.

Для сохранения маржинальности строительной компании нужно расти минимум на 12-15% в год. Процессный подход — не цель, а средство. Цель — способность расти без потери контроля.

Что происходит при масштабировании без процессов:

• Больше проектов = пропорционально больше хаоса
• Больше людей = больше разнобоя в работе
• Больше подрядчиков = больше «потерянных» документов
• Руководитель становится узким горлышком — не хватает времени на всё

Что даёт процессный подход:

• Новые проекты запускаются по отработанной модели
• Новые сотрудники встраиваются в работающую систему
• Нагрузка на руководство растёт медленнее, чем объём бизнеса
• Появляется возможность делегировать не задачи, а целые процессы